Checklist per uno stand

Questa lista è stata creata per aiutare le persone ad organizzare uno stand per il Progetto Debian ad un qualsiasi evento. Inviate i commenti a events@debian.org.

Organizzare uno stand

Questa è una lista ordinata. Alcuni punti, comunque, possono essere eseguiti in parallelo e altri possono essere svolti in ordine differente.

Chi è a conoscenza di un evento al quale potrebbe partecipare Debian, può inviare un messaggio a debian-events-<regione>; questo vale anche se non si intendei gestire un stand.
La presenza di uno stand ha senso solamente se ci sono due o più persone che condividono l'impegno. È possibile chiedere aiuto su debian-events-<regione> se non si dispone di assistenza sufficiente. Se nessun altro vuole aiutare a creare lo stand si valuti attentamente se è il caso di farlo.
Adesso che ci sono persone disponibili per aiutare allo stand, assicurarsi che sia disponibile nello stand almeno una macchina per mostrare Debian oppure, per questo è disponibile la scatole per eventi Debian. Chiedere a events@debian.org. Se non ci sono macchini disponibili, si valuti attentamente se creare lo stand dato che senza macchine sarebbe piuttosto vuoto.
Adesso che sono disponibili sia le persone che le macchine è ora di contattare gli organizzatori e richiedere uno stand a disposizione per il progetto.
Si è dimostrato utile in molti eventi coordinare l'evento nel Wiki Debian tramite l'uso del modulo nella pagina Eventi Debian.
Assicuratevi che lo stand sia completo di mobilio.
Assicuratevi che lo stand abbia una presa di corrente disponibile e connettività IP.
Verificate se ci saranno delle pareti a cui poter appendere dei poster.
Se si possono usare dei poster, verificate se siete in grado di stampare o farvi spedire qualche grande poster (controllate la pagina materiali per uno stand). Debian può anche rimborsare i costi della stampa di grandi manifesti.
Verificate se siete in grado di pensare, creare e stampare dei volantini così che i visitatori possano prendere qualcosa. (controllate la pagina materiali per uno stand).
Se allo stand sarà presente qualcuno in grado di tenere un discorso che descriva Debian in generale o un singolo punto del progetto, chiedete di verificare con gli organizzatori se è possibile accettare il discorso. In ogni caso si può organizzare un incontro presso lo stand, assicuratevi di mostrare l'avviso in anticipo (il primo giorno) di modo che la gente ne sia a conoscenza.
Anche se non è stato organizzato nessun discorso formale è sempre possibile chiedere agli organizzatori qualche stanza per organizzare un incontro fra gente con gli stessi interessi (BOF [dall'inglese ``Birds of a Feather'', ``gente dello stesso tipo'' n.d.t.]). Un BOF è un meeting informale tra sviluppatori e utenti senza una traccia precisa in cui tutti possono fare qualsiasi domanda su un argomento di interesse. Sono abbastanza utili in quanto gli sviluppatori hanno la possibilità di sapere cosa pensano le persone e le persone di avere una risposta alle loro domande.
Accordatevi con gli organizzatori per quanti tavoli e sedie sono richiesti allo stand.
Assicuratevi che ci siano abbastanza prese multiple nello stand perché le macchine siano davvero in grado di essere accese.
Assicuratevi che ci siano abbastanza cavi di rete e hub/switch nello stand per connettere i computer.
I tavoli spogli non sono belli da vedere, sarebbe meglio utilizzare delle tovaglie bianche così che l'intero stand risulti più professionale.
Se volete vendere qualsiasi cosa (T-shirt, CD, spille, cappelli, ecc.), dovete contattare gli organizzatori per scoprire se è permesso in generale. Ci sono degli eventi in cui vendere materiale agli stand non è concesso.
Se gli organizzatori sono d'accordo nel vendere materiale allo stand, dovete controllare che non ci siano leggi di stato o locali che lo proibiscano (specialmente per gli eventi che si tengono di domenica). Gli organizzatori potrebbero essere in grado di aiutare.
Se vendete del materiale, non dovreste enfatizzare sul fatto di fare soldi allo stand. Potrebbe sembrare strano richiedere uno stand gratis e quindi fare tanti soldi allo stand.
In qualche mostra un incontro sociale viene organizzato per gli speaker e gli esibitori. Controllate se ne verrà organizzato uno e come parteciparvi se siete interessati. Come regola di base: un evento sociale di solito è abbastanza carino dato che si incontrano persone provenienti da altri progetti e compagnie e ci si può rilassare fuori da una manifestazione stressante.
Assicuratevi di portare con voi abbastanza fingerprint della vostra chiave GnuPG così che gli altri la possano firmare. Non dimenticate inoltre la carta d'identità o la patente di guida per dimostrare la propria identità.
Se riuscite a recuperare soldi per fare più cose allo stand, potete leggere qualche buona idea sul merchandising agli stand.
Quando le persone e le macchine sono disponibili, assicuratevi che tutto lo staff possa operare sulle macchine. Questo richiede un account dimostrativo con una password conosciuta da tutto lo staff dello stand. Questo account dovrebbe essere in grado di eseguire sudo apt-get se le macchine sono connesse in rete e hanno accesso a un mirror Debian.
It would be nice if one of the people who are staffing the booth would write up a short report after the show so Debian Weekly News could report about the show afterwards.
Sarebbe carino se le persone presenti allo stand scrivessere un breve resoconto dopo la manifestazione così da poterlo pubblicare nelle Debian Weekly News.

Email riguardanti l'organizzazione dello stand e dei discorsi dovrebbero essere inviate a una delle liste di messaggi così che siano disponibili pubblicamente, archiviate e possano attrarre più persone interessate a partecipare.

Se non volete mandare queste email a una lista pubblica potete sempre inviarle a events@debian.org per ricevere qualche consiglio utile. In ogni caso noi non contatteremo gli organizzatori dell'evento facendovi evitare lo sforzo.

Creare lo stand

Se volete creare uno stand professionale, è sempre meglio sapere dove mettere giacche, scarpe superflue, bevande e altro materiale. Chiedete agli organizzatori dell'evento se ci sarà una piccola stanza disponibile per queste cose.
Verificate con gli organizzatori dell'evento come potete raggiungere lo stand durante la manifestazione prima che sia aperta al pubblico. Certe fiere richiedono degli speciali pass-esibitore.
Alla manifestazione il numero di sviluppatori per visitatore non dovrebbe essere superiore a due (2.0). è carino avere uno stand pieno di persone, ma non è molto invitante se lo stand è già pieno di persone dello staff e i visitatori non riescono ad entrarvi.
Non dimenticate di fare una foto di gruppo a tutte le persone dello staff Debian che danno una mano. Questo si dimentica molto spesso ma aiuta tantissimo ad associare immagini e nomi e inoltre rende Debian meno anonima.
A fine giornata o a fine manifestazione, per favore non lasciate lo stand pieno di spazzatura come bottiglie vuote o altro.
Non è carino quando le persone alla stand stanno sedute dietro il tavolo guardando i propri notebook anziché prestare attenzione ai visitatori.